Papierlose Dokumentation spart Zeit und Geld
Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die Management-Dokumentation papierlos zu gestalten. Die papierlose Dokumentation in Form von Handbuch, Verfahrensanweisungen etc., wird in den meisten Fällen im HTML-Format erstellt. Dieses Standardformat für das Internet kann auch im internen PC-Netzwerk genutzt werden und ist mit Hilfe des Web-Browsers, der auf jedem PC vorhanden ist, lesbar. Dies spart Investitionen und ermöglicht eine leichte Verteilung aktualisierter Dokumente.
Das Praxishandbuch „Managementdokumentation für transparente Prozesse“ (ISBN 3-446-22588-9) beschreibt ähnlich wie ein Bedienerhandbuch die Erstellung einer HTML-Dokumentation mit Hilfe von Standardsoftware.
Dies ist einerseits „Visio“ von Microsoft oder „Flowcharter“ von Corel, andererseits Microsoft Word. Es gibt grafische und textliche Ebenen, d. h. eine grafische Geschäftsprozessübersicht, eine grafische Darstellung der Prozesse (mit Abläufen, Zuständigkeiten, Inputs und Outputs, Hilfsmittel etc.), sowie eine erläuternde textliche Beschreibung zu den Prozessen.
Ein zusätzlicher Vorteil einer solchen HTML-Dokumentation ist die Möglichkeit der Verlinkung der Grafiken und Texten untereinander, so dass Verknüpfungen der Prozesse nachvollziehbar und transparent werden.
Eine Beispielversion der papierlosen Dokumentation von Zero Defect ist hier Internet verfügbar (HTML-Demo).
Michael Cassel Qualitätsbrief, September 2004